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個人情報保護規程

 

山水園個人情報保護規程のお知らせ

山水園個人情報保護規程のお知らせ
 
   平成18年4月から「個人情報の保護に関する法律」(平成15年法律第57号)が完全施行されました。このため当施設においても『個人情報の保護に関する法律』(平成15年法律第57号)、「介護保険法」(平成9年法律第123号)、「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン」(平成16年12月24日)に基づき、「山水園個人情報保護規程」を定めました。
 「山水園個人情報保護規程」を定める目的は、施設が提供するサービスの利便性の向上を図ると共にお客様の権利及び利益を保護することを目的としています。又、内容につきましては、山水園個人情報保護規程及び個人情報保護法施行に伴う山水園職員の基本的行動指針及び山水園個人情報開示規程から成り立っています。
 尚、「山水園個人情報保護規程」に関しましては、万全の体制の上実施していますが、心配事や不明な点がございましたら相談室までご遠慮なくお申し出下さい。
 
 

山水園個人情報保護規程

山水園個人情報保護規程
 
社会福祉法人  永  寿  会
特別養護老人ホーム山水園
 
 
第一章 総則
 
第1条 (目的
  この規程は『個人情報の保護に関する法律』(平成15年法律第57号)、「介護保険法」(平成9年法律第123号)、「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン」(平成16年12月24日)に基づき、特別養護老人ホーム山水園(以下「施設」という。)における個人情報の適切な取扱いに関する事項を定めることにより、施設が提供するサービスの利便性の向上を図ると共にお客様の権利利益を保護することを目的とする。
 
第2条 (定義)
   この規程における用語の定義は、次の各号に定めるとおりとする。
  (1)サービス 
   施設が業務として提供する「指定介護老人福祉施設の人員、設備及び運営に関する基準」及び指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営基準」に基づき提供するもの及びこれらに付随するサービスをいう
 
    (2)お客様 
         サービスをご利用される方をいう
 
    (3)ご家族様等 
  サービスをご利用している方との関係があきらかに出来る方で、夫婦・親子・兄弟など少数の近親者を主要な成員とし、お客様と成員相互の深い感情的かかわり合いで結ばれた、第一次的な福祉志向の集団や個人をいう
 
      (4)個人情報 
             個人に関する情報であって、特定の個人が識別され、又は識別され得るものをいう
 
第3条 (施設の責務)
  施設は、この規程の目的を達成するため個人情報の保護に関し、必要な措置を講じなければならない。
 
第4条 (個人情報の範囲)
「個人情報」の範囲とは生存するお客様、ご家族様を範囲とし、「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン」(平成16年12月24日)4項に基づき、当該お客様が死亡した後においてもお客様情報を保存することにより、漏洩、減失又は棄損等防止のための個人情報の範囲とする。
 
第5条 (適用範囲)
  この規程は、法人理事、法人職員、施設の職員、嘱託、委託業務派遣社員、実習生、ボランティアに適用する。
 
第6条 (個人情報守秘期間)
 前項5条の者は個人情報の取扱いについて次の内容を遵守させるものとする。
(1)
契約(雇用、委嘱、委託、実習、活動)期間中は、個人情報の取扱いについて関係規程を遵守すること
(2)
 
契約(雇用、委嘱、委託、実習、活動)、期間終了(解除を含む。以下本条について同じ。)後といえども、期間中に知りえた個人情報を第三者に漏洩してはならないこと
(3)
 
契約(雇用、委嘱、委託、実習、活動)期間終了時、施設から受領していた一切の書類、資料等を施設に返還すること
2. 前項適用除外者は市区町村介護サービス相談員、法定代理人、第三者評価機関職員とし、市区町村介護サービス相談員は所属もしくは委託団体の個人情報保護規定に基づき、法定代理人は関係する法令に基づき適用するものとし、第三者評価機関職員は所属する機関の規程に基づき適用する。
 
 
 
第二章 個人情報の取扱いに関する基本原則
 
第7条 (個人情報の利用目的と収集)
  施設は、サービス提供に伴い、次の各項の業務を遂行するため、個人情報を収集する。
  (1) サービス利用希望、サービス利用申し込みに伴う業務
  (2) サービス提供にともなう業務
  (3) お客様、ご家族様の情報管理業務
  (4) サービス担当者会議業務
  (5) 介護保険法に基づくサービス提供を行うためのサービス提供事業者への情報提供業務
  (6) 介護保険事務
    (7) 前項各号に付随する業務
 
2. 前項で収集する個人情報の範囲は、前項の規定により、特定された利用目的を達成するため必要な限度を超えないものとする。
 
   3. 個人情報を収集するに当たっては、適法かつ公正な手段により行うものとする。
 
第8条 (収集の制限)
   施設は、個人情報を収集するときは、個人情報を取り扱う事業の目的を明確にし、当該事業の目的を達成するために必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により、収集しなければならない。
 
2. 施設は、思想、信教および信条に関する個人情報並びに社会的差別の原因となる個人情報については収集してはならない。但し、法令(以下「法令等」という。)に定めがある場合及び個人情報を取り扱うサービス業務の目的を達成するために、当該個人情報が必要かつ欠くことか出来ない場合はこの限りでない。
 
3. 施設は個人情報を収集するときには、お客様本人から収集しなければならない。但し、次の各号のいずれかに該当する場合はこの限りでない。
(1) お客様本人の同意があるとき
(2) 法令等に定めがあるとき
(3) 出版、報道等により公表されているとき
(4) 個人の生命、身体、又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められるとき
(5) 所在不明、その他の理由により、お客様本人から収集することが出来ないとき
(6)
 
争訟、専攻、指導、相談等の事業でお客様本人から収集したのではその目的を達成し得ないと認められるとき、又はそのサービス事業の性質上本人から収集したのでは事業の適正な執行に支障が生じると認められるとき
 
4. 施設は、個人情報を取得するに当たって、あらかじめその利用目的を施設内掲示し、及び施設ホームページに掲載すると共に取得に当たってお客様に、その利用目的を文書にて通知し説明するものとする。
 
5. 施設は、個人情報の利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、お客様に通知し、又は公表しなければならない。
 
6. 個人情報の取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合等、利用目的の通知等の例外に該当する場合は、前項4項、5項は適用しない。(利用目的が明らかな場合とは、個人情報の保護に関する法律第15条、16条である。)
 
 
第9条 (個人情報の利用及び提供)
1.施設が収集した個人情報の利用、又は提供は利用目的の達成に必要な範囲に限るものとする。
 
2. 前項の規定に関わらず、次の各号のいずれかに該当すると認められるときは、利用目的以外の目的のために利用し、又は提供することができる。但し、これにより、お客様または第三者の権利利益を不当に害するおそれがあると認められるときは、この限りでない。
(1) 法令の規定に基づき、利用又は提供しなければならないとき
(2) お客様の同意があるとき
(3)
 
施設がサービス提供遂行に必要な限度で個人情報を内部で利用する場合であって、当該個人情報を利用することについて相当な理由があるとき
(4)
 
前(3)号に掲げる場合のほか、お客様以外の者に提供することが明らかに情報主体の利益になるとき、その他個人情報を利用し、又は提供することについて特別の理由があるとき
(5)
 
 
介護保険法に基づく指定基準において、サービス担当者会議でお客様の個人情報を用いる場合はお客様の同意を、ご家族様の個人情報を用いる場合にはご家族様の同意を、あらかじめ文書により得るものとする。文書による同意はサービス利用開始時に適切にお客様から同意を得るものとする
 
 
第10条 (個人情報の適正管理)
1.施設が管理する個人情報は、利用目的に応じ正確かつ最新なものに保つよう努めなければならない。
 
2. 施設が管理する個人情報については、施設文書管理規定に基づき保存期限を定めることを原則とし、当該期間経過後又は利用の目的達成した後は遅滞なく消去するものとする。
 
3. 前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当すると認められるときは、保存期間経過後、又は利用目的達成後においても当該個人情報を消去しないことができる。
(1) 法令の規定に基づき、保存しなければならないとき
(2) お客様の同意があるとき
(3)
 
施設が施設サービス遂行に必要な限度で個人情報を保存する場合であって、当該個人情報を消去しないことについて相当の理由があるとき
(4) 前(3)号に掲げる場合のほか、当該情報を消去しないことについて特別の理由があるとき
 
4. 個人情報を管理するに当たっては、当該情報への電子計算機などにより不正アクセス、又は当該情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩防止、その他個人情報の適切な管理のために必要な措置を講ずるものとする。
 
5. 個人情報の取扱いを外部に委託する場合には、個人情報を適正に取り扱っていると認められる者を選定し、委託契約等の他前項に定める個人情報の適切な管理のための必要な措置、秘密保持、再提供の禁止情報の維持管理に関する事項について定めた契約を別途締結し、遵守させるものとする。
 
6. 施設職員等は、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後においても同様とし、施設で取り扱っていた個人情報に関する一切の書類、資料等を施設に返還するものとする。
   
7. 施設は職員等に対し個人情報の保護に関する教育と施設がサービス提供のため職員に提供した個人情報を保護、管理方法等を指導、教育するものとする。又、サービス提供もしくは実習生教育等のために職員、実習生等に提供した個人情報の管理について棄損、破損、漏洩のないようその取扱いについて指導するものとする。
 
 
第11条 (個人情報の開示及び訂正等)
 1. お客様から自己に関する個人情報の開示請求があったときは、当該請求に関わる個人情報について遅滞なく開示するものとする。
 
2. 前項の規定に関わらず、次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、当該請求に係る個人情報の全部、又は一部について開示しないことができる。
(1) 施設の業務の遂行に著しい支障をおよぼすとき
(2) 個人の生命、身体、財産その他の利益を害するとき
(3)
 
疾病、心理、障害等がお客様に告知されていないことから、開示することが、告知になる、もしくはなりうる可能性がある場合
(4)
 
症状や予後治療経過等についてお客様に対して十分な説明をしたとしても、お客様本人に重大な心理的影響を与え、その後のサービス提供効果などに悪影響をおよぼす場合
 
3. お客様から自己に関する個人情報の訂正(訂正、追加、又は削除をいう。以下同じ)の申し出があったときは、遅滞なく調査を行うものとする。この場合において当該申し出にかかる個人情報に関し誤りがあること、保存期間を経過していること、その他訂正等を必要とする事由があると認めるときは、遅滞なく訂正を行うものとする。
 
4. ご家族様等による個人情報の開示請求があったときは、お客様本人に同意を得るものとする。お客様が意識不明でないものの意思を明確に確認出来ない状態の場合は、意識の回復にあわせて速やかにお客様本人へ説明を行い、同意を得るものとする。尚、これらの場合においてお客様の理解力、判断力等に応じて可能な限りお客様に通知し、同意を得ることに努める。又、お客様の意識、判断力、理解力の状態より、介護サービスを提供するにあたり、お客様だけでなくご家族様等の同意を得る必要がある。
 
5. ご家族様等による個人情報の開示請求及び状態説明を行う場合は、お客様本人に対しあらかじめ開示を行うご家族様等の対象者の確認をし、同意を得るものとする。この際お客様本人からお申し出がある場合には、サービス提供等の実施等に支障のない範囲において、現実にお客様のお世話をしている親族及びこれに準ずる者を説明の対象に加える、ご家族様の特定の人を限定する等の取扱いをする。
お客様が意識不明や重度の認知症等の場合、お客様本人の同意を得ず、お客様のご家族様等であることを確認した上で、サービス提供を行うに当たり必要な範囲で情報提供を行うと共に、お客様の過去の病歴、治療歴等について情報の収集を行う。お客様の意識が回復した際には、速やかに、提供及び取得のあった個人情報の内容とその相手についてお客様へ説明をすると共に、お客様から申し出あった場合、修得した個人情報の内容の訂正等、サービス提供の説明を行うご家族様等の対象者の変更を行う。尚、お客様の判断能力に疑義がある場合は、意識不明のお客様と同様の対応を行うと共に、判断能力の回復にあわせ速やかにお客様本人へ説明を行い、同意を得るものとする。
 
6. 法定代理人等、開示の求めを行い得る者から開示の求めがあった場合、原則としてお客様本人に対し保有個人情報の全部、又は説明を行った後、法定代理人に対し開示を行うものとする。意識不明や認知症等の場合前項(5)を適用する。
 
7. 施設は保有個人情報の全部、又は一部について開示しない旨決定した場合、お客様に対するその理由その理由の説明に当たっては、文書により示すものとする。この際、苦情への対応を行う体制についても説明をおこなう。
 
 
第12条 (第三者提供)
  施設は、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供してはならない。
 
2. 次に掲げる場合については第三者提供の例外とし、お客様の同意を得る必要はない。
(1) 法令に基づく場合
(2)
人の生命、身体、又は財産の保護のために必要がある場合であって、お客様の同意を得ることが困難であるとき
(3)
 
公衆衛生の向上、又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客様の同意を得ることが困難であるとき
(4)
 
国の機関若しくは地方公共団体、又はその委託を受けた者が法令に定める事務を遂行することに対し協力する必要がある場合であって、お客様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
 
 
 
第三章 運用
 
第13条 (管理体制)
1.施設における個人情報の統括的管理者(以下「総括個人情報管理者」という。)は、施設長とする。
 
2. 個人情報の管理者(以下「個人情報管理者」という。)は統括個人情報管理者の指名する生活相談員とする。
 
3. 個人情報管理者は、その業務の補助者として個人情報管理担当者を指定することができる。
 
4. 個人情報管理者は、統括個人情報管理者の決裁により、その権限の一部を個人情報管理担当者に委譲することができる。
 
 
第14条 (業務)
統括個人情報管理者及び個人情報管理者は、個人情報に関して次の業務を行うものとする。
(1)
 
この規定の定めるところに従い個人情報が保護されるように、個人情報にアクセス出来る者を制限する等、必要な保護措置を講ずること
(2)
 
この規定に基づいて、個人情報の利用、提供、又は開示にかかる苦情その他個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理をすること
(3) 個人情報の取扱いについて、職員に指導及び研修等を行うこと
(4) 施設内及び委託業務先において、個人情報の保護が適切に行われているか監査を行うこと
(5) その他必要な事項
 
 
第15条 (侵害)
   施設職員等は、個人情報が侵害され、若しくはおそれがある場合、その旨を直ちに個人情報管理者に報告しなければならない。
 
2. 前項の報告をうけた個人情報管理者は、統括個人情報管理者と連携の上、その事実の調査を行うと共に必要な措置を講ずるものとする。
 
第16条 (損害賠償)
   施設は、故意、又は過失によって個人情報を侵害した、又はさせた職員等に対し、その行為によってお客様やご家族様、施設が被った損害、又は逸した利益を損害賠償することができる。
 
2. 施設は職員等の過失若しくは管理的過失によりお客様、ご家族様に損害、利益損失を与えた場合、損害賠償を行う。
 
第17条 (内規の制定)
   個人情報の具体的な取扱い方法を定めるために、内規を定めることができる。
 
第18条 (所管部署)
   この規程の所管部署は相談室とする。
 
第19条 (定めのない事項)
   この規程にない事項及びこの規定の解釈に疑義が生じた場合の解釈は、統括個人情報管理者と個人情報管理者が協議の上、統括個人情報管理者がおこなうものとする。
 
第20条 (規定の改廃)
   この規程の改廃は、理事長決裁をもっておこなうものとする。
   附則
   (1)この規程は、平成18年10月1日から施行する
 
 

個人情報保護法施行に伴う山水園職員の基本的行動指針

個人情報保護法施行に伴う山水園職員の基本的行動指針
 
1. この文書の目的
   この文書は、特別養護老人ホーム山水園の平成17年4月1日施行の個人情報保護法に必要な、山水園全従業者の最も基本的な行動を示すものです。山水園個人情報保護規程の遵守と共に本行動指針の励行、遵守をはかることを目的とする。
 
2. この文書の適用対象
   この文書は、当施設に従事する全従業者(法人役員、正職員、非常勤、委託社員、実習生)に例外なく適用する。
 
3. 遵守事項
   当園業務における全従業者は、以下の基本的行動指針を遵守しなければならない。
(1)
 
施設従業者の名札の表示
施設に出入りする時は、従業者は名札を表示し、実習生は実習担当責任者の許可指示を仰ぐこと
(2)
 
 
 
 
アカウントの自己管理
1) 当施設内で使用するパソコン(当園備品、私物を問わない)には必ずパスワードロック(いかなる場合でも使用を開始する前にパスワード認証が必要な状態)をかけること
2) いかなる事情においても共用アカウントの作成は、これを認めない
3)いかなる事情においても他者へのパスワードの開示はこれを認めない
(3)
 
 
クリアスクリーンの励行
業務中に一時離席する場合には、使用中の端末をログアウト(ログオフ)するか、パスワードロックされるスクリーンセーバを起動すること
 
4. クリアデスクの励行
   業務中に一時離席する場合には、机上に広げている書類等はフォルダ、又はバインダに収納してから離席すること。
 
5. 紙メディアの自己管理
 
1)プリントアウトした書類は直ちにプリンタトレイから回収し、常時バインダ、フォルダなどに収納した状態で利用すること
2) 使用目的が完了し、バインダやフォルダなどから外した書類はただちにシュレッダーで裁断して破棄すること
3)会議メモ、ホワイトボードのハードコピー等は、議事録等の作成が終了した時点で、シュレッダーで裁断して破棄すること
 
6. 業務情報の帯出許可申請
   ノート型パソコン、又は磁気メディア(FD、HD、MOその他)、メモリディスク(CFその他)、PDA、ネットワーク装置(いずれも備品・私物を問わない)に業務上のデータ(お客様・ご家族様情報・従業者情報等)を格納し携帯する場合には、個人情報管理者にその旨を申し出て、その許可を得ること。
 
7. 終業点検の励行
   終業時には以下の項目をチェックし、対応作業を実施してから退席すること。
 (1)作業のために一時的に作成したフォルダやメモがそのまま残されていないか
 (2)ログイン(ログオン)状態のまま遊休しているアカウントが残っていないか
 (3)机上に書類やメモがむき出しのまま置かれていないか
 (4)無用に通電しているモニタ、パソコンはないか
 
8. 定期点検の励行
(1) 上記基本行動指針の遵守励行につき、毎月末に自己点検をすること
(2)
 
遵守励行に支障する問題があった場合には、個人情報管理責任者に報告し、その問題の組織的解消について協力すること
 
9. 例外規定
   この文書には例外規定を認めない。
 
10. この文書の基本的行動指針を遵守しなかった場合、別途定める罰則標準に基づく罰則の適用を受けることがある。
 
 

山水園個人情報開示規程

山水園個人情報開示規程
 
1. 目的
    当施設で所有するお客様個人に関する情報を適切に提供することにより、お客様やご家族様がサービス内容を充分に理解し、当施設とサービスを受けるお客様・ご家族様が互いに信頼関係を保ちながら、共同して介護目標を達成することを目的とする。
 
2. 開示対象情報
   開示を行う情報は概ね以下のようなものであるが、お客様個人が特定出来る情報は原則としてすべて開示対象とする。
(1)
 
 
契約等に関する情報
契約書
重要事項説明書等
(2)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
介護サービスに関する情報
主治医の意見書
診断書
アセスメントの結果の記録
施設サービス計画
サービスの提供の記録(介護支援経過・ケア記録・介護日誌・業務日誌)
身体的拘束等に係る記録
嗜好調査
お客様相談係(苦情の内容等)の記録
請求書
面会記録
お客様アンケート
事故報告書等
(3)
 
請求に関する情報
介護報酬等
 
3. 情報提供の一般原則
(1)
施設の管理者は、お客様が自己に関する情報の閲覧、写しを求めた場合には、原則としてこれに応じるものとする
(2) 情報提供は、口頭による説明、説明文書の交付、各記録の開示等により提供する
(3)
 
文書による開示の際、お客様が補足的な説明を求めたときは、生活相談員はこれに応ずるものとする。但し、求めがない場合においても適切なサービス提供する上で必要な情報は適宜説明するものとする
 
4. 情報開示を求め得る人
(1)
 
お客様が成人で判断能力がある場合は、お客様本人。但し、満15歳以上の未成年者については、情報の内容によっては本人のみの請求を認めることができる
(2) お客様に法定代理人がある場合は、その法定代理人
(3) お客様本人から代理権を与えられた親族(委任状必要)
(4)
お客様が成人で判断能力に疑議がある場合は、現実にお客様の世話をしている親族及びこれに順ずる縁故者
(5)
 
お客様が亡くなっている場合は、原則的にはご家族様、代理人に開示を行う。ご家族様の確認は、家族と証明出来る証明書を持って確認を行う
(6) 警察等の取り調べに関しては、裁判所の開示要求等の証明書を確認して開示を行う
(7)
 
その他、外部からの問合せに対しては、包括同意を得ている範囲で行うものとし、それを超える場合は、個別に同意を取らなければならない
 
5. 開示、非開示の考慮事項
   開示に当たっては、以下を十分考慮して対応しなければならない。特に、お客様本人、又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合、当施設の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合、他の法令に違反することとなる場合は特に非開示を考慮すること。
 (1)心理的影響等による介護サービスへの悪影響があるかないか
 (2)紹介状等、第三者情報で、その当事者からの了解が得られているかどうか
 (3)関係者の利権、利害関係
 (4)訴訟への対応
 (5)お客様の状況(性格・家族等・職業・社会的立場・宗教・理解力等)
 (6)説明の方法
 (7)開示後のメンタルサポート
 (8)その他
 
 
6. 開示を求める手続き
(1)
 
開示依頼
個人情報の開示を求めようとする者は、当施設の施設管理者に申し出る。
(2)
 
開示受付け
窓口担当者は、4.の情報開示を求め得る人であることを確認してから、個人情報の開示を求めようとする者に対して開示の手順、複写等の料金の説明、開示検討の後に連絡を行う旨を説明する。
明らかに5.の開示、非開示の考慮事項についての検討が不要な場合は、その場で開示することも可とする。
(3)
 
 
開示協議
開示受付を行ったのち、直ちに開示検討委員は開示検討委員会を開催し、5.の開示、非開示の考慮事項について協議し開示を決定した後、個人情報の開示を求めようとする者に可否及び日時等を通知する
(4)
 
 
開示書類の準備と開示
開示に必要なコピー等を準備して、個人情報の開示を求めようとする者に対して情報を発行する。必要な場合は補足説明を行う。開示が終了したら開示に関わる諸請求を行い、開示台帳に開示記録を記載する
 
   7.開示費用の請求
   開示手数料               0円
   コピー一枚につき     10円
 
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